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Produttività in ufficio, conferenza a Sydney

Mercoledì mattina terrò una conferenza nel ciclo ‘Innovation Cafè’ all’Hilton di Sydney ad un bel pubblico di Ceo e imprenditori australiani. Mi chiedono di parlare sulla produttività, nelle attività di ufficio e ad alta intensità di conoscenza. Un tema cruciale per la sostenibilità di gran parte delle attività economiche, qui come in Europa. Anzi, se possibile qui lo è ancora di più, vista la grande influenza del mercato asiatico e della Cina in particolare.

Alcune organizzazioni puntano alla difesa della produttività attraverso misure di controllo e regolamentazione dettagliata delle attività dei loro dipendenti, spesso con metodi coercitivi.

Ad esempio spesso l’accesso ad internet viene limitato ai siti di ‘sicura rilevanza aziendale’, i social network anche professionali vengono banditi, si impongono regole per evitare eccessi e limitare l’uso delle mail, si vieta l’uso del cellulare privato in ufficio, si regolamentano con rigore l’orario di inizio e di fine delle attività in ufficio, le pause, le ferie, si impone anche come vestirsi e cosa consumare in ufficio.

Sono regole utili a incrementare la produttività o sono addirittura controproducenti?

Il mio parere è negativo: se si è costretti ad imporre questi metodi per riuscire a difendere la produttività significa che non si ha a disposizione un middle management in grado di gestire e motivare i team con successo. E conviene domandarsi il motivo, magari con autocritica. A Sydney stimolerò un dibattito su questo aspetto e sono curioso di capire quali sono le scuole di pensiero dominanti qui.

Ma quale è un importante nemico della produttività? La routine, la replica pedissequa delle azioni, il comfort zone, il ‘normale’.

Le persone sono spontaneamente portate ad agire riducendo al minimo l’energia, il coinvolgimento e la tensione creativa, sviluppando automatismi e replicandoli. Si tratta probabilmente di un meccanismo biologico, se non si presta costante attenzione si scivola automaticamente in una modalità di basso stimolo intellettuale, probabilmente per via di ‘vantaggi’ di risparmio energetico. E’ il primo principio della termodinamica applicato alla psicologia? Può darsi, ma sta di fatto che per difendere la produttività dei team il management dovrebbe costantemente intervenire con misure in grado di scardinare il comfort zone e di rompere la routine.

Personalmente sono ora alla settima esperienza di gestione di team in attività di alta complessità in cui la produttività è intimamente collegata al coinvolgimento, alla creatività e alla passione che ogni membro del team riversa nelle attività quotidiane, e ho sempre lottato contro il comfort zone sperimentando negli anni diversi metodi per contrastare la routine.

Uno di quelli che condividerò con il mio pubblico di Sydney consiste nel ruotare periodicamente il luogo fisico di lavoro delle persone. Senza un particolare vantaggio logistico, ma per il solo motivo che un nuovo posto di lavoro rompe la continuità e stimola un processo rigenerativo. Analogamente, il cambiamento nella prossimità tra colleghi scuote il consolidato sistema di relazioni preferenziali, aumenta il flusso di informazioni, il collegamento di concetti e la genesi di idee, riducendo i pericolosi silos.

Inoltre molte idee sulla difesa della produttività nascono dai risultati delle ricerche della neuroscienza.

Un contributo molto importante è quello degli studi sulla multifunzionalità del cervello: c’è poco da fare, il cervello non è multitasking. Ogni volta che si cambia argomento è come se si spegnesse un flusso di collegamenti neuronali e ne iniziasse un altro. Questo fatto consuma tempo, costa molta energia e crea stanchezza. E’ molto sbagliato far vibrare il telefono o far comparire un avviso sullo schermo quando si riceve una mail, ogni episodio comporta un forte rallentamento e un inutile consumo di energia anche quando riusciamo a resistere alla tentazione di leggere il messaggio.

Bisognerebbe pertanto fare sì che ognuno riuscisse a concentrarsi su una sola attività senza alcuna interruzione per almeno 25-30 minuti, poi una pausa magari per controllare messaggi, mail, telefonate, sgranchire le gambe e poi una nuova sessione in completo isolamento. E’ la cosiddetta ‘pomodoro technique’, che qui in Australia non è molto nota, che descriverò sicuramente destando meraviglia, se non altro per il nome.

Gli studi neurologici hanno inoltre dimostrato il nesso tra la qualità della nostra prestazione intellettuale e l’attività fisica: muoversi significa ossigenare il cervello, fare un breve sforzo fisico significa ripristinare alcune importanti reazioni chimiche nel cervello, che regolano la produzione di importanti neurotrasmettitori, di sostanze come dopamina e serotonina.

La ricerca prosegue, ma intanto abbiamo già capito che se ci chiudiamo in una stanza e stiamo seduti per una riunione di tre ore difficilmente riusciamo ad essere brillanti e creativi, e usciamo con una forte sensazione di stanchezza. Viceversa se in quella riunione potessimo camminare, o pedalare, o muoverci parlando dell’argomento, allora la maggiore ossigenazione e i le reazioni di sintesi di neurotrasmettitori influenzerebbero notevolmente la qualità delle decisioni.

La produttività ne gioverebbe molto: migliori idee, in minore tempo con minore stanchezza.